【園関係者向け】保育園・幼稚園にICTシステムを導入すると◯◯なメリットが!

2020.08.04 | 給料・環境 | 園関係者向け
2016年、厚労省より「保育園等におけるICT化の推進」に関する補助金が、全国の私立認可保育園に対して下りるようになりました。それ以降、登降園管理システムや、指導案作成サポートなどの各種業務にICTシステムを導入する園が増え、保育士・幼稚園教諭の職場環境改善につながっていることを、ご存知ですか?
また、子ども達や保護者にとっても、ICTシステム導入は多くのメリットがあります。
本コラムでは、保育園・幼稚園がICTシステムを導入するメリットをご紹介していきます。

そもそもICTシステムとは?

まず、ICTシステムとはどのようなものなのでしょうか。

ICTとは「Information and Communication Technology」の略語で、「情報通信技術」や「情報伝達技術」と訳されます。パソコンに限らず、スマートフォンやタブレットなど、さまざまなデバイスで、通信技術を活用したコミュニケーション、産業、サービスの総称が、「ICT」です。

ICTシステムは、情報を共有する目的でIT技術を用いて作られた仕組みであり、利便性が高く、効率的なオペレーションが実現できるシステムとされています。

保育園・幼稚園向けICTシステムのタイプ

保育園・幼稚園向けのICTシステムを大きく分類すると、「業務支援系ICTシステム」と「コミュニティICTシステム」の2つがあります。

それぞれのICTシステムの特徴を詳しくみてみましょう。


■業務支援系ICTシステム

業務支援系ICTシステムとは、これまで手作業で管理していた園児の登降園管理や職員の勤怠、写真販売などをシステム化し、業務支援するシステムです。事務作業をパソコンやタブレットで管理することができれば、日常の事務作業をシステムで自動化し、データ管理することで業務効率化が実現します。

また、職員同士の情報共有もしやすく、保育の質の向上につなげることができます。具体的な機能をひとつご紹介します。


・指導案計画・日誌作成機能

日誌や指導案計画作成も、フォーマット化や自動化することで作業時間を短縮することができます。パソコンやタブレットで作成できるため、いつでもどこでも手軽に作業ができるようになります。また、作成に必要な書類を持ち歩く必要もありません。

指導計画案や日誌作成は、保育士にとって大切な業務のひとつです。ただ、その作業が負担になり、子ども達に心から向き合うことができない事態となってしまっては、本末転倒でしょう。効率よく作業を進めることができるICTシステムを導入すれば、指導計画案や日誌作成にかかっていた時間を、子ども達との時間に使うことができます。

また、ペーパーレス化につながるため園のコスト削減にもなり、保護者にとっても管理しやすいというメリットもあります。


■コミュニティICTシステム

コミュニティICTシステムとは、保育園・幼稚園の保護者とのコミュニケーションをスムーズにするためのシステムです。

以下では、コミュニティICTシステムに搭載されていることの多い機能を一部ご紹介します。


・連絡配信機能

連絡配信機能は、普段の連絡や緊急連絡などを正確に、確実に保護者に届けることができる機能です。

例えば、災害時の避難先や安否連絡などの重要な連絡で、保護者が電話に出ることができない、電話回線が混み合っていてつながらない状態であっても、プッシュ通知であれば確実に情報を届けることができます。

また、行事予定に変更があった場合など、保護者に必ず周知したい連絡事項についても、連絡配信機能を活用すれば、しっかりと共有することができるでしょう。

個別配信や一斉配信ができるシステムも多く、保護者に個別で連絡したいことがある場合や、クラスごとに連絡がある時にも活用できます。


・動画・画像共有機能

園での子ども達の様子を、動画や写真で保護者に配信する機能です。

子ども達が園での日常をどのように過ごしているか、保育参観では見ることのできない自然な姿を共有することで、安心して園に子どもを預けられると感じてもらうことができます。

また、イベントに参加することが難しい親戚にも、動画や写真を共有することができるため、保護者から好評の機能であるそうです。

保育園・幼稚園にICTシステムを導入するメリット

保育園や幼稚園の事務作業を、保育士や幼稚園教諭が兼任するケースは多くあります。その場合、どうしても時間的な余裕がなくなり、保育士は精神的にゆとりがない状況で保育をしなくてはならず、近年大きな問題として注目されています。事務作業を自動化できれば、保育士の負担を大幅に軽減することが可能です。

ここでは、ICTシステムを導入することで保育園・幼稚園が得ることができるメリットをご紹介します。また、保護者側にも大きなメリットがあるため、そちらもチェックしていきましょう。


■保育園・幼稚園側のメリット

保育園・幼稚園がICTシステムを導入すると、業務効率化により保育士の負担軽減につながる、保護者とコミュニケーションを取りやすくなるなど、さまざまなメリットを得ることができます。

「災害・緊急時に安心」「コストダウンにつながる」「保育士の業務負担が減る」という3つのメリットについて、詳しくみていきましょう。


・災害・緊急時に安心

地震などの災害緊急時に、園児の保護者一人ひとりに連絡をする余裕がないということが現場の現実ではないでしょうか。緊急災害時は電話回線が混み合い、連絡が取りにくい状況が発生することも予測されます。

そういった緊急事態にも、ICTシステムを導入していれば、お知らせをプッシュ通知で一斉に配信することができます。これは、保育士にとっても、保護者にとっても安心材料となるでしょう。


・コストダウンにつながる

園だよりやイベント情報など、これまで紙ベースで保護者に配布してきた書類をデジタル化し、ペーパーレス化を推進することは、業務効率化とともにコストダウンにもつながります。

ICTシステムを導入することで、これまでパソコンで作成し、紙に印刷するという工程が必要なくなるため業務効率化とあわせて、紙や印刷代の節約にもなるのです。


・保育士の業務負担が減る

保育の他にたくさんの事務作業を抱え、効率化できないか頭を悩ませている園も多くあるでしょう。

システムを導入することで、園児の登降園管理や園児情報の管理、保育料計算、職員の労務管理、職員シフト作成などを自動化し、業務の効率化を実現することが可能です。

保育士の業務負担軽減にもつながり、子どもたちと向き合う時間的余裕が持てるようになり、結果として、保育士の労働環境改善にもつながります。


■保護者側のメリット

続いて、保護者側のメリットを見ていきましょう。

 

・園からの連絡をスムーズに受け取れる

特に働いている保護者は、いつでも電話に出られるとは限りません。

ICTシステムを導入していれば、プッシュ通知などを利用することで、スムーズに連絡を取ることが可能となります。これは、大きなメリットといえるでしょう。


・園の様子をよりリアルに伝えることができる

保育園・幼稚園で子どもがどのように過ごしているか知りたいと思っている保護者にとって、園が動画や写真で子どもの様子を共有してくれることは、とてもうれしいサービスでしょう。

連絡帳だけでは伝わりきらない、子どものリアルな表情や声を動画や画像で見ることで、子どもの成長を感じることができるはずです。

<PR>おすすめの保育園・幼稚園向けICTシステム「VeryNote(ベリーノート)」

■VeryNoteの特徴

VeryNoteは、完全無料で利用できるコミュニティICTシステムです。

園が申込書提出後、専用のIDとパスワードが発行されるため、利用する保育士やクラスの基本情報を登録します。その後、園から招待する形で保護者に登録してもらい、アプリをインストールするのみで、簡単に導入することができます。

VeryNoteは、パソコンやスマートフォンの操作に慣れていない人や、画面操作がよく分からないという人も直感的に操作できるような仕様になっていて、安心です。「うちの園にはパソコンに詳しい人がいないから」と不安を感じる必要はありません。

無料で利用できるので、ぜひ気軽に導入してみてください。

次に、VeryNoteの機能をご紹介します。


■VeryNoteの機能

VeryNoteは、園と保護者の連絡業務をICT化し、コミュニケーション向上と信頼関係構築に役立つシステムです。

VeryNoteを活用することで、日ごろ忙しく、なかなかコミュニケーションを図ることができない保護者と園の間で情報を共有し、信頼関係構築を目指すことができます。

基本的な機能には、次のようなものがあります。

お知らせ配信機能

保育園・幼稚園からの緊急連絡を、プッシュ通知を利用することで確実に届けることが可能です。職場や、出先にいて保護者がすぐに電話に出られない時にも、お知らせを通知できるので、保護者にとっても園にとっても大変便利な機能となっています。

VeryNoteのお知らせ配信機能について、もう少し詳しくみてみましょう。


・緊急連絡

災害発生時の安否確認や避難先などの共有も、プッシュ通知機能を使って連絡することができます。いざという時の保護者との連絡手段に役立てることができます。


・一斉連絡

すべての保護者に向けてスピーディーに、確実に一斉配信で情報を伝達可能です。クラス配信にも利用することができます。


・個別配信

急なケガや発熱の際にも、VeryNoteを使用することで、保護者が電話に出られない状況下にあったとしても、プッシュ機能を使って確実に伝えることが可能です。

動画・画像共有機能

VeryNoteでは、子どもたちの園での日常生活を動画や画像などで配信することもできます。

保育参観は、やはり保護者がその場にいることでいつも通りの子どもたちの姿を見せることは、難しいものです。ですが、保育士が撮影する動画では、普段保護者が見ることのできない、園でリラックスしている子どもたちの様子を見てもらうことが可能です。

また、保護者の方が月額300円のプレミアム会員に登録すると、動画や画像のダウンロードができるようになり、祖父母などの親戚にも共有ができます。子どもの成長を見逃したくない保護者にとって、大変喜ばれるサービスでしょう。

予定表管理機能

VeryNoteには保育園・幼稚園の行事やイベントスケジュールを、保護者がいつでも、どこでも確認することができる予定表管理機能があります。

カレンダーのような形式で表示され、日・月・年単位での各種予定を保護者と共有することが可能です。予定が近づくとお知らせが届くリマインダー機能も搭載されているため、行事はもちろん、忘れ物を防ぐためにも役立つ機能となっています。

実際のユーザーの声

動画・画像投稿機能で保護者との関係性が深まった!

連絡帳やお手紙では伝えきれない子どもの成長を、動画や画像の配信で保護者の方に伝えることができるようになり、大変喜ばれています。お子さんの成長を保護者の方と共有できるのは、保育士にとっても大きな喜びです!

また、これまでは手紙でさまざまな連絡事項を保護者に伝えていたのですが、詳細まで伝えきることができず困っていました。「VeryNote」のお知らせ機能を利用するようになってから、保護者へ確実に連絡を伝達できるようになりました。この他にも「VeryNote」には緊急時にも活用できるお知らせ機能などもありますから、いざという時に安心感もありますし、無料で利用できるのでとても助かっています。

>> VeryNote詳しくはこちらから

まとめ

ICTシステムは事務作業を自動化し、ペーパーレス化することで情報共有をスピーディーに実現します。保育の現場では、人の手を求める作業が多すぎて、保育士を取り巻く環境はシビアなものとなっており、本当に手をかけるべき保育に心の余裕を持って取り組めないと感じる保育士も多いのが現実です。そういった悩みを解消する手助けとして、ICTシステムは存在します。

保護者との情報共有や、いざという時の連絡手段としても大変有効なICTシステムは、これからの保育を支えるひとつのヒントになるのではないでしょうか。

この記事を書いた人
えんみっけ!事務局長 Y.T
「えんみっけ!」の開発・運営の責任者(園児の子どもを持つパパ)です。
保育に関わる方たちとの交流を通じて、役に立つ情報を発信していきます。

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